Sistema de gestión documental Estándares internacionales

🎓 Sistema de gestión documental Estándares internacionales

Programa y Normas

• ISO 15489-1: Principios de la gestión de documentos físicos y electrónicos, Características de los documentos fidedignos, Políticas y responsabilidades, Identificación y valoración.
• ISO 15489-2: Norma detallada con un metodológico para el diseño de sistemas de gestión documental (metodología DIRKS) que incluye análisis de la situación actual, organización y estudio de la empresa, cuadro de necesidades, revisión de los sistemas existentes, actividades para el diseño, ejecución del sistema, supervisión y auditoría.
• ISO 30300: Introducción a la norma que establece la terminología, objetivos y beneficios de un Sistema de Gestión Documental (SGD).
• ISO 30301: Requisitos para implantar un SGD, enfocándose en la creación y control de documentos a lo largo del tiempo necesario por la organización.
• ISO 30302: Guía de Implantación para el SGD, detallando el ciclo de vida del proyecto, con énfasis en liderazgo, planificación, soporte, operación, evaluación y mejora.

¿Qué es un Sistema de Gestión?

• Principios del sistema de gestión: Fundamentos y vocabulario que aseguran la correcta comprensión y uso de los conceptos y terminología relacionados con los SGD.
• Sistema de gestión para documentos: Se encarga de asegurar la creación, captura, almacenamiento, uso, reutilización, migración y disposición de los documentos, de forma que proporcionen valor a la organización y cumplan con los requerimientos legales y normativos.
• Objetivos de un sistema de gestión de documentos: Elevar la eficiencia, optimizar el acceso y protección de los documentos, y garantizar su integridad y autenticidad a lo largo de su ciclo de vida.
• Contexto de la organización: Comprender el entorno en el que opera para adaptar eficazmente el SGD a sus necesidades específicas.
• Los documentos en los SGD: Identificar y gestionar los diferentes formatos y tipos de documentos para su correcta manipulación y preservación.
• Aplicaciones y plataformas tecnológicas: Explorar las herramientas y tecnologías disponibles que facilitan la implementación y mantenimiento de un SGD.
• Principios de los SGD: Enfoque al cliente y otras partes interesadas, liderazgo y responsabilidad, toma de decisiones basada en la evidencia, y participación del personal.
• Liderazgo y responsabilidad: Definen el marco para la gestión documental y son fundamentales para el éxito del SGD.
• Política: Establece las bases y procedimientos que deben seguirse en la gestión de documentos.

Creación e Implementación de un Sistema

• Esquema de metadatos para la gestión de documentos: Clasificar y organizar los documentos para su fácil identificación y recuperación.
• Infraestructura tecnológica: Asegurar una plataforma robusta y segura que soporte el SGD.
• Procedimientos y políticas: Definir las pautas operativas y los estándares de calidad para la gestión documental.
• Capacitación y adopción: Fomentar la cultura del SGD en el personal, asegurando su comprensión y aceptación.
• Evaluación y mejora continua: Monitorear el rendimiento del SGD y realizar ajustes para mejorar su eficacia y eficiencia.

Conclusión

Este programa proporciona las bases y los conocimientos necesarios para diseñar, implementar y mantener un Sistema de Gestión Documental que cumpla con los estándares internacionales, asegurando la integridad, autenticidad y accesibilidad de los documentos en todas sus formas. 📚⚙️🔒

Al completar este programa, estarás equipado para liderar proyectos de gestión documental, asegurando que tu organización esté alineado con las mejores prácticas y normativas internacionales. 🚀🤝