Documents Management System & Archiving
Why take this course?
إنشاء نظام الأرشفة الالكترونية (Electronic Document Management System - EDMS) هو عملية معقدة تتطلب تخطيطًا معقدًا والتي يجب أن تشمل عدة مراحل لضمان استطاء الأمان، والظكور، والاحترافية، والاقتصادية. إليك خطة متنوعة لإنشاء نظام أرشفة إلكترونية:
1. التحدي وتحديات الأهداف:
- تحديد الأهداف العامة والفرعية لنظام الأرشفة.
- فهم حاجات المستخدمين المختلفون.
- تحديد القيود والاحتياجات الضريبية.
2. الأبعاد والاحتياجات:
- معرفة نوع المستندات التي سيتم استخدامها.
- تحديد الوظائف المسؤولة لإدارة الأرشفة.
- تحديد مدى الوصول والمشاركة اللازمة بين المستخدمين.
3. اختيار تقنية الأرشفة:
- تحديد النماذج المناسب (بطولة SharePoint, Documentum, M-Files أو غيرها).
- إجراء معاyoن مع المؤسسات المحترمة لتحقيق الخبرة.
- تجربة الطلبات والتجديدات الفعلية.
4. تصميم النظام:
- تخصيص الأساليب والأدوات اللازمة.
- تطوير النماذج وتخصيص الإطارات الضغط.
- تطوير كل ما يلزم من أساليب الحفظ وتنظيم المعلومات.
5. الأمان:
- تصميم مستوى الأمان الآمن.
- تطوير إجراءات الحفاظ على البيانات والامتثال للقوانين (PDPA، GDPR أو غيرها).
- إجراء خطط للإساءة والضعفة.
6. التخطيط الوظي:
- حدد تقنيك النقل والمهام.
- إجراء مبادئ التأمين.
- تخصيص التكاليف والموارد الضرورية.
7. التنفيذ:
- تطوير النظام وإجراء الأفراد.
- إجراء مبادئ التدقيق والفحص.
- تشغيل النظام والاختبار.
8. إطبأ النظام:
- توزيع النظام على الأقسام المحددة.
- إجراء إطارات للصيانة والدعم.
- توثيق المستخدمين وتوفير المعلومات.
9. مراقبة الأداء والجودة:
- تحليل الأداء وإجراء التحسينات اللازمة.
- تقييم إعادة الملفات وإصلاح الأخطار.
10. تحديث والعمل المستمر:
- مراقبة استجابة النظام.
- تحديث النظام لضمان الامتثال والأمان.
- تطوير النظام بناءً على المعاvey والإقراج.
11. تحقيق الهدف:
- مقارنة الأداء بالأهداف المحددة.
- تحليل إدارة الموارد وتحسين الكفاءة.
12. تطوير النظام في المستقبل:
- تخصيص الشراكات والتطويرات المتطلبة.
- ضمان معايير الأمان الحديثة.
13. التوزيع والصيانة:
- توزيع النظام إلى الشبكة عند الحاجة.
- إعداد خطط للحفاظ على النظام والإصلاح في الأزرار.
14. التدقيق والامتثال:
- تأكد من الامتثال للقوانين المحلية والإنترناشية.
- إجراء تقنيات لضمان الامتثال والحفاظ على الخصوصية.
15. التطوير المستمر:
- مراقبة التوطئ الذهني والتكنولوجي لتطبيق التحسينات.
- ضمان استمرار الإطار العمل مع معايير الأداء الحديثة.
16. التحليل والتحقيق:
- تحليل نتائج النظام لفهم كيف يساسب مع أهدافها.
- جمع إحصائية وتحليل لضمان استقرار النظام والخدمة.
17. التوثيق:
- توثيق جميع الإجراءات والتحديثات لضمان سهولة النظر وفهم الذكية.
18. تطبيق المناقش والتعزيز:
- توظيف إجراءات لتعزيز مسؤولية المستخدمين وجذب مناقش.
- تطبيق تحديثات وإصدار أفضل الممارسات.
19. إعادة تعزيز التطبيق (ROI):
- تحليل الاستثمار ضمن مالك (ROI) لضمان الاقتصاد الفوقي.
- تعيين القيمة الإضافية وتحقيق الفوائد.
20. التحقيق الكلي:
- تأكد من أن النظام يلعب دورًا محوريًا في عمل الشركة.
- تحقيق أن النظام يسهل أعمال الشركة، خلق قيمة وتحقيق مثالية.
21. التحديث والاستدامة:
- ضمان أن النظام يستقر ويزيد من الإحكاس.
- تحديث النظام بشكل باطع للحفاظ على أفضل الأداء.
22. تحقيق الهدوء:
- تحقيق أن النظام يستنابر بشكل ملحوز وموثوق بين المستخدمين.
- حلال نظام التعاون والإجراءات المتطلبة لضمان الهدوء والمثار.
23. التحقيق على الأساس:
- تحقيق أن النظام ينطوي على الأساس الذكية والتعديل لضمان استثنائية ومثار.
- إعداد مراجع وتقييمات لضمان إدارة المزيد من المبالغ من الخدمة والإلهام.
24. التطوير السلمي:
- تأكد من أن النظام يلبي أفضل المعايير السلمية والشخصية.
- إجراء إطارات لضمان الحفاظ على نتائج النظام وأهدافها الطويلة الأولى.
25. الاستقرار:
- تحقيق أن النظام يعمل بشكل موثوق ويضمن الإنجاز في الوظائف الحالة.
- إجراء خطط لضمان الاستقرار والمدى الطويل الأولى من النظام.
Loading charts...