Virtual secretarial & Office Manage. Certified SSOM "Arabic"

إدارة السكرتارية وادارة المكاتب في العصر الحيوي للتكنولوجيا الاتصالات تتطلب فهمًا حيوي للمعلومات المتعددة والظروف المتغيرة. من أهم ما يجب على مدير المكتب ومنسوبي السكرتارية أن يحترق فهمًا شاملًا لقواعد الإدارة والأدوات الموجودة، وكذلك يكون مسؤولًا عن تطوير أداءهم وأقسام السكرتارية بناءً على أسس القيادة الإستراتيجية Leadership21.

1. السلوك المديري: يجب أن يكون مدير المكتب قادرًا على التعامل مع رؤسائه وزملائه بطريقة محرمة وفعالة، حيث يجب أن يكون جهaten وموزعًا الوظايah، ويتمتع بالقدرة على الإدارة الفعّالة، والعنصر السلوكي الشخصي الذي يضمن تحقيق مجموعة متنوعة من الأهداف.

2. القواعد والبرتوكول: يجب أن يوعد على فهم وتطبيق الإتيكي والبرتوكس مهمان الأعمال ذاتها، حيث يساعدها على تحقيق أداء مكاتب وسكرتارية.

3. التحديات: يواجه المدير المكتب ومنسوبي السكرتارية تحديات متعددة مثل التطوير أداءهم، التخطيط الإداري، والتعامل مع التغيرات التكنولوجية.

4. المهارات السلوكية والتنظيمية: الإدارة الحديثة تتطلب مجموعة متنوعة من المهارات على وجه الإمكانات الفنية والسلوكية، بما في ذلك قدرة على التأمل الحضري والقدرة على التعاون والتواصل الفعّال.

5. التطوير المستمر: من الضروري أن يكون التطوير المهني والتعلى خطوة دائمة، حيث يجب أن يتعلق بأحدث الأخبار في علم الإدارة وأسرار النجاح الشركات.

6. التكنولوجيا: الاتصالات الحيوية تطلق على تتبع التكنولوجيا المتقدمة واستخدامها في إدارة المكاتب والسكرتارية، مما يجعل جزءًا أساسيًا من القيام بإطارات الخدمة والتحقيق على الأداء.

في العصر الحيوي، أيضًا مهمًا أن يكون هناك جهات برمجية ونظم تساعد المكاتب والسكرتارية في إدارة مواردهم والقيام بأعمالهم بطريقة منفصلة وعملية. وفقًا لDr. Ali Mohsen (Practitioner, Theorist & Strategic Thinker), الأداء الذي يحققه المكاتب والسكرتارية اليوم يعتمد في كثير من الأحجام على استخدام الأنظمة والبرامج ذاتية، وأن هذه الأدوات تعزز القدرة على تحليل البيانات الكبيرة نحو مباشر.

إليك خطة عملية لتحسين أداء السكرتارية:

1. تقييم الوضع الحالي: تحديث البيانات الحالية وتقييم نقط القوة وأهميات الفرص.

2. تحديد الأهداف العاملة: تحديد ما تريد تحقيقه بشكل واضح، والتي تناسب مع خوارزمية السكرتارية.

3. تطوير أساطي الإدارة: تحديد اقتراحات لتحسين العمل، وتطوير مهارات الفريد والمجموعة.

4. تطبيق أساليب إدارية مكتسبية: استخدام أنظمة مثل Scrum أو Kanban لتحسين قوة الفعّال والتكامل.

5. التكنولوجيا: استخدام برامج مثل ERP (Enterprise Resource Planning) لتحكم في العمليات الأساسية.

6. التطوير المهني: المشاركة في الدورات والدروس والاختبارات لتحسين مهارات الإدارة.

7. تقييم وإجراء: تأكد من أن الإجراءات المصممة تتناسب مع أهداف السكرتارية وتحديد طرق لتقييم أداء الإجراءات.

8. التزامر والنمو: تخظيط مع التغذية والتحسين بشكل مستمر لضمان النمو والتزامر في السوق.

9. التواصل المحدث: استخدام منصات التواصل العام لبناء علاقات مع العملاء وجذب مكاتب قيمة.

10. النظرة نحو المستقبل: تخطيط لاحتياجات السوق المستقبلية وتعديل الأساليب والفرص لضمان الإشراك في الأزمن.

مع ذلك، مهمًا العلم أن جذب وإداپة قوى محترفة يعتمد على القيمة التي يضعها السكرتارية والظروف الفنية المتوقع في الأوقات. وبالتالي، إجراء مبتكي لتقدير هذه القيمة مؤلفًا من الخوارزمية الحرфиية وأساليب تقدير قيمة الموظفين والأعمال.